تطبيقاً للتعليمات المالية وتلافياً لملاحظات الجهات الرقابية، نأمل مراعاة الآتي عند الصرف من السلفة:

1. يتم تعبئة نموذج ارسال تقرير مالي ويعطى رقم وتاريخ ويرسل للوحدة مصحوباً بالتقرير المالي والسندات المؤيده له
2. الفاتورة هي المستند الأساسي الذي يتم بموجبه تسوية (سداد) السلفة، بحيث تكون الفاتورة أصل غير مكربنه أو نسخة ثانية أو صورة.
3. كتابة اسم الجامعة أو الوحدة أو الباحث الرئيس أو اسم المشروع في فاتورة الشراء.
4. عدم وجود أي شطب أو تعديل بالفاتورة.
5. إرفاق سند قبض للفواتير التي تزيد عن 2000 ريال.
6. ترفق جميع المستندات اللازمة لإثبات المصروفات (فاتورة أو مسير أو نموذج سند صرف) مع كل تقرير مالي دوري.
7. يتم ترتيب الفواتير طبقاً لقائمة الحصر بأرقام مسلسلة مع تخريم الفواتير وإرسالها في ملف خاص تلافياً لفقدانها.
8. التوقيع على جميع الفواتير من قبل الباحث الرئيسي أو مدير المشروع.
9. لا يجيز نظام السلف تأمين مستلزمات الضيافة والحفلات والتنقلات (الغير مرتبطة بالرحلات).
10. إعداد محضر استلام بالأصناف التي يتم تأمينها وختمه من مستودع الجامعة , مع احضار طلب صرف المواد التي تم تسجيلها بالمستودع سواءً أجهزة أو مستلزمات
11. ترفق مستندات الصرف الخاصة بـ (الراتب، الانتداب، والمستحقات الأخرى) بعد استكمال التوقيع من المستلم ووثيقة أداء المهمة في حالة (الإنتداب وحضور المؤتمرات العلمية) مع التقرير المالي.
12. إرفاق اثبات الهوية او بطاقة الجامعة لفريق العمل عند صرف المستحقات إذا كانوا من منسوبي الجامعة وإعداد عقد عمل لغير منسوبي الجامعة مع ارفاق اثبات الهوية.
13. إعداد قائمة حصر الفواتير لكل بند من بنود الميزانية على حده (القوى البشرية – الأجهزة – المواد – المؤتمرات – التدريب- الرحلات – أجور النشر – أخرى).
14. إرفاق تقرير استشارة عند صرف مستحقات المستشار.
15. تعبئة نموذج الطلاب (دراسات عليا – بكالوريوس) الموجود بالموقع معتمدة من الباحث الرئيس.
16. عند القيام بالرحلات العلمية يجب أخذ موافقة البرنامج على النموذج الخاص بذلك والموجود بالموقع وعند الانتهاء من المهمة يتم إعداد تقرير عن المهمة العلمية موقع من الباحث الرئيس.
17. إرفاق مســــتندات الصرف الخاصة بالمهمة العلميه والرحلات (فاتورة معتمدة من مكتب سفر وسياحة للتذاكر او كعب التذكرة- ارفاق الفيزا او التأشيرة والتامين الطبي ان وجد – رسوم المؤتمر او التدريب – سند صرف الانتداب)
18. تعبئة التقرير المالي الدوري وكذا التقرير المالي السنوي حسب المدة التي يتم إعداد التقرير عنها وحسب السنة الميلادية.